Excelが向いている帳票
帳票を出力する場合、まず候補に上がるのはMicrosoftのExcelではないかと思います。
業務でExcelを使用している企業は多くありますし、簡単な書式であればプログラミングの知識がなくても作成できるため、Excelで帳票を作成し、長いあいだ使用しているという方も多いのではないでしょうか。
書式が固定で今後もほぼ変更がない、使用頻度もそこまで高くないといった場合は、そのままExcel帳票を使用していても問題はないでしょう。
部署内などの限られた範囲で使用する帳票で、変更や修正が容易なものであれば、むしろExcel帳票は最適であると思います。
Excel帳票の問題点
マクロの利用
Excel帳票において最も問題となるのがマクロです。
マクロを利用することで複雑な処理が可能になる反面、それをメンテナンスできる人員は限られている場合が多く、担当者の異動や退職によりメンテナンスができなくなってしまうという懸念があります。
処理速度
Excelは1シートで約100万件のデータを扱えますが、実際に100万件のデータをもつ帳票はファイルを開くだけで時間がかかることがあります。
また出力においても、データ数が多い帳票は時間がかかります。加えてマクロを使用したり外部参照を行なっていると、更に処理速度が遅くなります。
管理権限
組織内で帳票を共有する場合、複数の支店や部署間でファイル・データのやり取りが発生します。そのため編集・保存のタイミングによるデータの食い違いなどが発生しないようなファイル管理が必要になります。
しかしExcelでは詳細な管理が難しく、ファイルの編集履歴を記録したり、利用者ごとに適切なアクセス権を設定するといったことができません。
帳票ツールへ移行する
現在、帳票をExcelで運用しているのであれば、ぜひとも帳票ツールの利用をお勧めします。
シーオーリポーツにはExcelファイルから帳票レイアウトファイルを作成する機能があり、これまで使用していたExcel帳票のレイアウトを活用できます。
また製品によっては最終的な帳票の出力でもExcel形式に対応しております。
これにより、Excelファイルでの運用を前提としたシステムにおいても、帳票出力部分のみをシーオーリポーツに置き換えることが可能です。
「帳票クリエータ」にはデータベースとの連携機能があり、既存のCSVファイル等を利用することができます。
「帳票管理サーバ」では、シーオーリポーツや帳票クリエータで出力した帳票の閲覧・移動・削除などを管理することができます。
シーオーリポーツや帳票クリエータと組み合わせて使用することで、帳票の設計段階から電子帳票の削除までの帳票ライフサイクルの全般をサポートいたします。
お客様のご要望にあわせて適切な製品をご提案させていただきます。お気軽にご相談ください。
