自動見積書発行システム

株式会社電脳販売 様

見積発行業務をインターネットを使って自動化

電脳販売はエイチ・オー・エスの関連会社（2023年6月まで）で、主に「シーオーリポーツ」の販売を行なっている。販売開始から10年を経て、多くの分野で導入実績を持つ「シーオーリポーツ」は、日々お客様からの引き合いが非常に多い。実際に「シーオーリポーツ」を使っている技術者から聞き及んだり、長年のユーザのアップグレードであったり、体験版を試用しての新規購入であったりと、その理由は様々だ。そしていざ購入するとなった場合、まず必要とされるのが見積書である。

電話やFAXなどで見積依頼を受け、お客様の名前、本数、納期、場合によっては値引きなどを入れて見積書を作成し、郵送したりFAXで返送したりする。しかし見積書発行を人の手で担うということは、それだけで間接的なコストが発生する。しかもお客様は、適正かつ合理的な価格で購入するために、同じ商品について複数の事業者から見積書を取り、比較するのが一般的である。結果として、実態は一つの引き合いでありながら複数の事業者へ見積書を提出していることもあり、売上に至らない見積書も多く、無駄になるコストも多いだろうことは容易に想像できる。

また、人手による見積書発行では休日や営業時間外の見積依頼に即応することができず、ビジネスチャンスを逃すことになりかねない。お客様にとっては見積書が欲しいときに販売会社が営業していなければ翌営業日まで待たなければならないといった時間のロスが出る。電脳販売は、お客様がインターネットで見積書を発行できるシステムを開発し、その問題を解消した。

オン・デマンドでPDFの見積書を発行

このシステムは、お客様が自社名や製品名を入力するだけでPDFの見積書を即座に発行する。短期間で開発でき、メンテナンスがしやすいASPを使用して開発されている。見積書は今や一般的となったPDFで提供することを前提とした。また、製品名やバージョンを印字するため、見積書フォームは従来の手書きの様式を実現できるものが条件となり、幅が一定の項目に文字を縮小して印字したり、社印を印字したり、桁ぞろえのための文字位置の微調整などが必要となった。これらの要件を満たしながら、短期間での開発という命題を満たす帳票ツールとして、エイチ・オー・エスの「シーオーリポーツ」を使用して開発された。

操作は至ってシンプルだ。

1. お客様情報の入力
   まず、お客様の情報を入力する。
2. 商品の選択
   必要な商品の品名を選択し、本数を入力する
3. 入力内容の確認
   見積を取りたい内容の確認をする。
4. 見積書発行
   見積書が発行される。
5. 確認メールの送信
   見積り内容がお客様と営業部にメールで送信される。

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上の図でわかるように、非常に鮮やかな印影が印字されている。罫線や文字の印字品質も手書きの見積書に比べて何の遜色もない。 もちろん会社のロゴを入れたり角を丸めたりするなど、見積書のレイアウトは柔軟に設計することができる。 更にシステムは24時間使用可能だ。

また、このシステムでは、発行した見積書の内容はお客様と電脳販売の営業部へメールで送られる仕組みがASPで構築されている。 メール上にPDFファイルのURLを記載しているため、お客様は必要に応じて紙に印刷できるし、後日再度見積書を取り寄せることもできる。 この見積書発行システムを導入することにより、時間のロスをなくすことで顧客満足度も上がり、見積作成に関わるコスト削減も実現した。

実際のシステムは下記サイトで試すことができる。
※ 現在は公開しておりません。

USER PROFILE
	株式会社電脳販売
	本　社	〒456-0031 名古屋市熱田区神宮3-7-1 べんてんビル4F
	創　業	1994年2月1日
	資本金	1000万円
	主な事業内容 パッケージソフトの販売
	URL:http://www.denpan.co.jp/